Databehandleraftale
Imellem:
Dataansvarlig:
S/I Fairground, Tværvej 4, 4880 Nysted, CVR-nr: 34740992
Kontaktperson:
Mail@koolsville.dk, +45 53549089
og
Databehandler:
Anpartsselskabet Bukkeholm, Vestre Landevej 314D, 4952 Stokkemarke Cvr: 25314808
Kontakt:
info@Koolsville.dk
Parterne kaldes i det følgende henholdsvis den "Dataansvarlige" og "Databehandleren", og "Part" eller tilsammen
"Parterne".
Introduktion
Ved brug af Koolsville.dk, og ethvert modul eller funktion i forbindelse med applikationen (i
det hele benævnt "Applikationen"), vil den Dataansvarlige være ansvarlig for sin Behandling af Personoplysninger i
Applikationen. Databehandleren vil behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. For at sikre, at
Parterne lever op til sine forpligtelser under nationale databeskyttelsesregler samt Europa-Parlamentet og Rådets
forordning (EU) 2016/279 ("GDPR"), har Parterne indgået denne databehandleraftale ("Aftalen"), som udgør instruksen
fra den Dataansvarlige til Databehandleren og dermed regulerer Databehandlerens Behandling af personoplysninger på
vegne af den Dataansvarlige.
Begge Parter bekræfter, at de har fuldmagt til at underskrive Aftalen.
Databehandleren behandler desuden udelukkende Personoplysninger i overensstemmelse med billed4you.dk/poster4u.dk´s privatpolitik
Definitioner
Definitionen af Personoplysninger, Særlige Kategorier af Data (Følsomme Oplysninger), Behandling, den Registrerede,
Dataansvarlig og Databehandler er den samme som den relevante persondatalovgivning, herunder GDPR.
Aftalen regulerer Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, og beskriver,
hvordan Databehandleren skal medvirke til at beskytte privatliv på vegne af den Dataansvarlige og dennes Registrerede
gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger som er krævet under den gældende databeskyttelseslovgivning,
herunder GDPR fra den 25. maj 2018.
Formålet med Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige er at sikre, den
Dataansvarliges brug af Applikationen og opfyldelsen af denne Aftale.
Aftalen har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende Behandling af Personoplysninger for så vidt angår
vilkår for brugen af Applikationen eller i andre aftaler gældende Parterne imellem. Aftalen er gyldig, så længe den
Dataansvarlige har en konto i Applikationen, og Databehandleren derfor skal behandle Personoplysninger på vegne af
den Dataansvarlige. Aftalen har dog ikke forrang, såfremt Parterne har indgået en anden databehandleraftale, hvoraf
fremgår, at den databehandleraftale har forrang frem for denne Aftale.
Databehandlerens forpligtelser
Databehandleren skal udelukkende behandle Personoplysninger på vegne af og som følge af den Dataansvarliges
instruktioner. Ved at indgå denne Aftale, instruerer den Dataansvarlige Databehandleren i at behandle
Personoplysninger på følgende måder: i) i overensstemmelse med gældende lovgivning, ii) for at opfylde sine
forpligtelser i henhold til abonnementsvilkår for Applikationen, iii) som yderligere specificeret ved den Dataansvarliges
normale brug af Applikationen, og iv) som beskrevet i denne Aftale.
Kategorierne af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til denne Aftale er beskrevet i Bilag A.
Som en del af at kunne levere Applikationen er Databehandleren forpligtet til enhver tid at give den Dataansvarlige gode
og konkurrencedygtige løsninger der følger med udviklingen. Databehandleren kan tilbyde bedre løsninger, som er
tilpasset den enkelte Dataansvarliges behov, ved at registrere hvordan Dataansvarlig og dennes repræsentanter bruger
Applikationen. Dette gør Databehandler for at kunne lave en bedre version af Applikationen, og generelt yde bedre
tjenester og give mere relevant kommunikation til den Dataansvarlige og dennes repræsentanter. Målet er at
Dataansvarlig skal løse så mange udfordringer som muligt på et sted. I den grad at personoplysninger fra Applikationen
indgår i dette arbejde, behandles disse i henhold til denne Aftale og gældende lovgivning, og kan deles med selskaber i
Koolsville koncernen med henblik på dette arbejde.
Databehandleren har ikke nogen grund til at tro, at gældende lovgivning forhindrer Databehandleren i at efterleve
instruktionerne gengivet ovenfor. Databehandleren skal, hvis denne bliver opmærksom på det, give den Dataansvarlige
besked om instruktioner eller andre Behandlingsaktiviteter udført af den Dataansvarlige, som efter Databehandlerens
opfattelse strider imod den gældende databeskyttelseslovgivning.
Under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig, og omkostningerne ved implementeringen, samt omfanget,
konteksten og formålet med Behandlingen, er Databehandleren forpligtet til at foretage alle rimelige foranstaltninger,
herunder tekniske og organisatoriske, for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i forhold til den risiko og kategorien af
Personoplysninger, der skal beskyttes.
Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som dette er
muligt og under hensyntagen til Behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for
Databehandleren, for at sikre overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende
Databeskyttelseslovgivning, herunder for så vidt angår bistand i forhold til opfyldelse af anmodninger fra Registrerede
samt generel overholdelse af bestemmelserne under GDPR artikel 32-36.
Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse via kontaktperson oplyst i
Databehandleraftalen, hvis Databehandleren bliver bekendt med sikkerhedsbrist.
Endvidere skal Databehandleren så vidt muligt og lovligt underrette den Dataansvarlige, hvis;
1. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra den Registrerede
2. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet.
Databehandleren må ikke besvare sådanne anmodninger fra Registrerede, medmindre denne er autoriseret af den
Dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren vil endvidere ikke videregive information om denne Aftale til statslige
myndigheder såsom politiet, herunder Personoplysninger, medmindre Databehandleren er forpligtet til det i medfør af
lovgivningen, såsom ved en retskendelse eller lignende.
Hvis den Dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller
information om, hvordan Databehandleren behandler Personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder
information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende Databeskyttelseslovgivning, må Databehandleren
kræve betaling for sådanne yderligere services.
Databehandleren og dennes ansatte skal sikre fortrolighed i forhold til Personoplysninger, som behandles i henhold til
Aftalen. Denne bestemmelse skal ligeledes gælde efter ophør af Aftalen.
Den Dataansvarliges forpligtelser
Den Dataansvarlige bekræfter ved indgåelse af denne aftale, at:
• Den Dataansvarlige skal ved brug af Applikationen stillet til rådighed af Databehandleren, udelukkende behandle
Personoplysninger i overensstemmelse med kravene i den gældende Databeskyttelseslovgivning.
• Den Dataansvarlige har et lovligt grundlag for at behandle og videregive Personoplysninger til Databehandleren
(herunder til underdatabehandlere som Databehandleren anvender).
• Den Dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de
Personoplysninger som behandles af Databehandleren.
• Den Dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse
fra de relevante offentlige myndigheder for så vidt angår Behandlingen af Personoplysninger.
• Den Dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelser over for de Registrerede vedrørende behandlingen af
Personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
• Den Dataansvarlige er enig i, at Databehandleren har givet de relevante garantier for så vidt angår implementeringen
af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de Registreredes rettigheder og deres
Personoplysninger.
• Den Dataansvarlige skal ved brug af Applikationens ikke behandle Følsomme oplysninger, ud over de som
specificeret i bilag A.
• Den Dataansvarlige skal have en opdateret liste over de kategorier af Personoplysninger, som denne behandler, dette
gælder særligt i det omfang sådan Behandling indeholder personfølsomme oplysninger.
Brug af underdatabehandlere og videregivelse af data
Som en del af driften af Applikationen anvender Databehandleren underleverandører ("Underdatabehandlere"). Sådanne
Underdatabehandlere kan være andre selskaber inden for Koolsville-koncernen, som Koolsville.dk er en del af, eller
tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandleren skal sikre sig, at dennes Underdatabehandlere skal overholde tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i
Aftalen. Al brug af Underdatabehandlere er endvidere underlagt Koolsville-koncernens Privacy Statement.
Denne Aftale udgør den Dataansvarliges forudgående generelle og specifikke skriftlige godkendelse af
Databehandlerens brug af Underdatabehandlere.
Hvis en Underdatabehandler er etableret uden for eller Personoplysninger opbevares uden for EU/EØS giver den
Dataansvarlige Databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af Personoplysninger til
tredjeland på vegne af den Dataansvarlige, herunder ved anvendelse af EU Kommissionens Standardkontrakter eller i
overensstemmelse med Privacy Shield.
Den Dataansvarlige skal orienteres, inden Databehandlere udskifter sine Underdatabehandlere. Den Dataansvarlige har
dog kun ret til at protestere imod en ny Underdatabehandler, som behandler Personoplysninger på vegne af den
Dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en
sådan situation skal Databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den Dataansvarlige adgang til
Databehandlerens databeskyttelsesvurdering af Underdatabehandleren. Hvis der stadig er uenighed om anvendelsen af
Underdatabehandleren kan den Dataansvarlige anmode om sletning af sin konto i Applikationen, at den Dataansvarliges
Personoplysninger ikke behandles af den pågældende Underdatabehandler.
Sikkerhed
Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau i sine produkter og services, hvilket sikres ved relevante
organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, som er påkrævede i henhold til information om
sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i GDPR artikel 32.
Endvidere har Koolsville-koncernens interne databeskyttelses politikker til formål at sikre fortrolighed, integritet,
modstandsdygtigheden og adgangen til Personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:
• Klassificering af Personoplysninger for at sikre implementering af sikkerhedsforanstaltninger relevante i forhold til
risikovurderinger.
• Vurdering af kryptering og pseudonymisering som risikoreducerende faktorer
• Begrænse adgangen til Personoplysninger til de relevante personer, der skal til for at overholde krav og forpligtelser i
Aftalen eller i henhold til Parternes aftale om anvendelse af Applikationen.
• Kortlægge sikkerheds strukturen samt hvordan Personoplysninger overføres imellem Parterne.
• Foretage vurdering af eget sikkerhedsniveau for at sikre, at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er
tilstrækkelige til beskyttelse af Personoplysninger, herunder i henhold til GDPR artikel 32 om behandlingssikkerhed
samt artikel 25 om privacy by design og default.
Adgang til revision
Den Dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af Databehandlerens forpligtelser i henhold til Aftalen én
gang årligt. Hvis den Dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere en én
gang årligt. Den Dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan
med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato. Det skal
besluttes i fællesskab mellem Parterne, hvis en tredjepart skal foretage revisionen. Imidlertid kan den Dataansvarlige
lade Databehandleren bestemme, at revisionen af sikkerhedsårsager skal foretages af en neutral tredjepart efter
Databehandlerens valg, såfremt der er tale om et behandlingsmiljø hvor flere dataansvarliges data er anvendt.
Hvis det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE, ISO eller lignende certificeringsrapport udført af en kvalificeret
tredjepartsrevisor inden for de forudgående tolv måneder, og Databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen
materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den Dataansvarlige acceptere denne
revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.
Under alle omstændigheder skal revision finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med
Databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre Databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter.
Den Dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens
assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som Databehandleren og/eller Koolsville koncernen
skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.
Varighed og ophør
Aftalen er gældende, så længe Databehandleren behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i
forbindelse med den Dataansvarliges brug af Applikationen.
Denne Aftale vil automatisk ophøre ved sletning af den Dataansvarliges konto i Applikationen. Ved ophør af kontoen vil
Databehandleren slette alle Personoplysninger, som Databehandleren har behandlet på vegne af den Dataansvarlige
under Aftalen.
Databehandleren er berettiget til at beholde Personoplysninger efter ophør af Aftalen i det omfang, det er nødvendigt i
henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske
sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i Aftalen.
Ændringer
Ændringer til Aftalen skal vedlægges i et særskilt bilag til Aftalen.
Hvis nogen af bestemmelserne i Aftalen er ugyldige, får dette ikke indvirkning på de resterende bestemmelser. Parterne
skal erstatte ugyldige bestemmelser med en lovlig bestemmelse, som afspejler formålet med den ugyldige bestemmelse.
Ansvar
Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne Aftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelser i
betingelserne for brug af Koolsville.dk. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af
Databehandlerens Underdatabehandlere.
Lovvalg og værneting
Aftalen er underlagt dansk ret og enhver tvist skal forelægges en dansk domstol.
Bilag A – Kategorier af Personoplysninger og Registrerede
1. Kategorier af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til Aftalen
a. Kategorier af Registrerede
1. Den Dataansvarliges slutbrugere
2. Den Dataansvarliges medarbejdere
3. Den Dataansvarliges kontaktpersoner
4. Den Dataansvarliges kunder og kunders slutbrugere
5. Den Dataansvarliges kunders medarbejdere
6. Den Dataansvarliges kunders kontaktpersoner
7. Evt.
b. Kategorier af Personoplysninger
1. Navn
2. Titel
3. Telefonnummer
4. E-mail
5. Adresse
6. CPR nummer via EAN-fakturering (behandles som fortrolig oplysning)
7. Evt.